Alapvető szabályok a szervezet a dokumentumokat a szervezet (intézmény) - studopediya

A munkaszervezés dokumentumokat - dokumentálja a szervezet, a tárolás és a dokumentumok felhasználása a jelenlegi tevékenységét az intézmény.

Dokumentum menedzsment fontos része a szervezet irodai munka a szervezet (intézmény), mivel ez határozza meg nem csak a hatóság mozgását dokumentumok, hanem a mozgási sebessége dokumentumokat. A papírmunka dokumentum tekinthető információs támogatás az adminisztratív személyzet, a dokumentáció tárolására és felhasználására korábban létrehozott dokumentumokat.

Az alapvető szabályok a munkafolyamat:

gyors áthaladását a dokumentumot, a legkevésbé időigényes;

A legnagyobb mértékű csökkentését a folyosón a dokumentum példányok (minden mozgás dokumentum indokolni kell, ki kell zárni, vagy korlátozza a visszatérés úti okmányok);

sorrendben továbbítása és feldolgozása a főbb dokumentumok egységesnek kell lenniük.

E szabályok betartása lehetővé teszi, hogy észre az alapvető szervezeti elve iratkezelési szolgáltatások - képes központilag elvégezni homogén technológiai műveleteket.

Az alapja szerkezete olyan dokumentum egy dokumentum. Minden dokumentum (hagyományos papír és mágneses adathordozón) a komplex össze kell egyeztetni a megfelelőségi funkciók tájékoztatást nyújt az egyes fuvarozók.

Szervezése dokumentumok - ezek a szabályok, amelyek szerint kell a mozgás dokumentumokat. Munkafolyamat A szervezet összehozza a teljes sorozat akciót dokumentumok a szervezet a vezérlőegység (intézmények), az összes műveletet átvétele, továbbítása, összeállítása és regisztráció, Levél (és bejelentés) az iratok. Dokumentum menedzsment fontos része az irodai és információs rendszerek kezelése. Világosan szervezett munkafolyamatok felgyorsítja a folyosón és végrehajtásáról dokumentumokat a szervezet (intézmény)

Az eljárás dokumentációját és szervezete minden művelet, amikor dolgozik velük kellene szabályozni oktatás iratkezelési a szervezet (intézmény) és a lap egységes formák dokumentumokat.

Megosztása egy központosított dokumentumkezelési és dokumentum szintű szerkezeti egység. A központosított dokumentum tartalmazza az összes dokumentációt, hogy a központosított regisztráció. Dokumentumok rögzített csak a szerkezeti egységek tartalmaznak dokumentum szintű szerkezeti egység.

Általános szabály, hogy központosítani benyújtott dokumentum szervezeti és igazgatási dokumentáció és a dokumentum szintű szerkezeti egység - egy speciális dokumentációt, amely a fő tevékenysége a cég (ez lehet például a szervezeti és adminisztratív dokumentumok).

A nagy szervezetek, van egy külön szerkezeti egység, amelynek a feladata az, hogy egy központosított munkafolyamatot. Szerkezeti egység különbözőképpen hívják: ügykezelés, írószer, általános osztály, stb A szervezetekben ahol a mennyiség a központi dokumentumkezelési nem olyan nagy, hogy volt elfoglalva, egy önálló egységet annak karbantartási funkciókat lehet hozzárendelni a miniszter a vezetője a szervezet.

Három fő típusa alkotó dokumentumok központosított munkafolyamatot.

Bejövő. Bejövő dokumentum - fogadott dokumentumot az intézmény. A legtöbb beérkező dokumentumokat kell generálni a megfelelő kimenő, egy időben. Az időzítés állítható szabályozások felírása egy adott válaszidő megfelelő bejövő dokumentum vagy lehet meghatározott közvetlenül a bejövő dokumentumban.

Kimenő. Kimenő dokumentumok - hivatalos dokumentumot küldött az intézmény. A legtöbb kimenő dokumentumok választ szervezet a beérkező dokumentumokat. Néhány kimenő dokumentumok alapján készített belső dokumentumok a szervezet. A kis számú kimenő dokumentumok megkövetelheti kézhezvételét beérkező dokumentumok (például kéréseket más szervezetek).

Belső. Belső dokumentum - hivatalos dokumentum nem terjed túl a szervezet elkészítette azt. Ezek a dokumentumok szervezésére az intézmény (szervezet), mivel ezek olyan célzott megoldást a feladatok egyetlen szervezeten belül. A belső dokumentumok között szervezeti, jogi, szervezeti és igazgatási dokumentumokat. Független csoport belső dokumentumok képezik a jegyzőkönyvek és cselekszik, tervezési és beszámolási dokumentumok, dokumentumok számviteli anyagi és pénzügyi források, eszközök, a belső hivatalos levelezés (feljegyzések, indokolás), személyzet, stb

Az iroda nem minden belső dokumentumokat és levelezést csak a legnagyobb szerkezeti megosztottság a szervezet (különösen, ha azok földrajzilag elkülönített), és a megrendelések a fejét a szervezet. Az iroda is át belső dokumentumok, amelyek generálják kimenő dokumentumok.