Dokumentum és dokumentációs rendszer

A „klerikális” állítólag megjelent a XVII században, és eredetileg azt jelentette, hogy eljárás (termelés) üzlet.

Üzleti kommunikáció (irodai) - egy konkrét teendők, ami a kidolgozása, dokumentumok elkészítése és azok feldolgozására és tárolására. Megfelelő tervezés, a megfelelő munkaszervezés a dokumentumokat az intézmények, szervezetek, vállalkozások, cégek, megőrzésének biztosítása levéltári dokumentumok - a szükséges feltételeket, amelyek biztosítják a közrend társadalom, a stabilitás és a közérdek, jogait és szabadságait a polgárok, végül a normális tevékenységét az állam . Hozzáértő összeállított dokumentum a fő érv a vitás helyzeteket, és garancia a sikeres tranzakciót.

A minőség a szervezet üzleti kommunikációs folyamat (workflow) függ a hatékonyság, a megbízhatóság, a hatékonyság adminisztratív munka, a kultúra, a képesség, hogy információt jövő dokumentálni. Helytelen távolság, dokumentumok tárolása okozhat a veszélye, hogy elveszítik értékes információkat, közvetlen kár, hogy a tranzakció befejezése vagy kedvezőtlen feltételek a szerződés, ami negatív hatással van a pénzügyi vállalkozás helyzete, és annak hírnevét. Hibák az irányítási személyzet dokumentumokat, megtartva a munkavállaló kapcsolata a társasággal, nem csak kifejezni tiszteletlenség a munkavállaló, hanem sérti a követelmények a munkaügyi jogszabályok az Orosz Föderáció.

Ezért az állam szabályozza ezt a tevékenységi kiadásának megfelelő szabályozás és útmutató dokumentumok (iránymutatások, ajánlások).

Normatív és módszertani iroda alapja egy sor törvényi, rendeleti és módszertani szabályozó dokumentumok létrehozását, feldolgozási technológia, a dokumentum tárolása és felhasználása a jelenlegi tevékenységét az intézmény, valamint a munka irodai szolgáltatás, annak szerkezete, működése, személyi, logisztikai és mások. Ez ez magában foglalja:

· ApCsel Magyarország területén az információs és dokumentációs;

· Rendeletek és megrendelések az elnök, a Magyar határozatok és rendeletek, a magyar kormány, szabályozza a kérdések dokumentumfilm karbantartása a szövetségi szinten;

· Jogi aktusok a szövetségi végrehajtó hatóságok (minisztériumok, bizottságok, a szolgáltatások, ügynökségek, stb ..) Mivel az iparági és ágazati jellegű;

· Jogi aktusai képviseleti és végrehajtó szervei tárgyak Magyarország és a területi egységek, amelyek szabályozzák iratkezelési kérdésekben;

· Jogi aktusok a szabályozási és útmutatást természet, útmutató dokumentumok egyházi intézmények, szervezetek és vállalkozások;

· Állami szabványok dokumentációt;

· Egységes dokumentációs rendszer;

· Az állami iratkezelési (GDLN), amely az alapvető követelmények dokumentumok és dokumentáció támogató szolgáltatások;

· Rendeletek szervezése és irányítása munkavédelmi;

· Rendeletek a szervezet aktuális és archív dokumentumokat.

Rögzített információkat dokumentumok tükrözi a szervezet tevékenységét és az alapja az üzleti. Szakértői becslések szerint, a iratszerkesztést és dolgozni velük tart átlagosan 60% -a munkaidejének a vezetőket.

Modern Üzleti - ez nagyjából a folyamatos felkészülés és úti okmányok. Arra a következtetésre jut, és megszakítja a tranzakciót, van egy vételi és eladási értékpapírok, ingatlanok és egyéb eszközök a vállalat - az összes ezt a dokumentumot.

Szervezet és nyilvántartás igényel szakmai ismereteket és készségeket. Általános szabály, hogy a munkát a cég irodai szolgáltatások vagy titkár. Ugyanakkor minden vállalkozás és a munkavállaló menedzsment berendezés speciális irodai tudnia kell az alapokat, így most különösen fontos ismereteket szerezni ezen a területen.

A tanulmány során „Business Communication (klerikális)” ismeretét igényli az alapokat a szabványosítás, az irányítás, a jog és készségek dolgozni a Windows, Excel. Úgy tervezték, a széles körű alkalmazása az oktatási folyamat elemeinek gyakorlati munka és a számítógépes vezérlés technológia.

DOKUMENTUM ÉS DOKUMENTÁCIÓ

A koncepció a „papírmunkát” alapul a „dokumentáció”, arra utal, hogy a felvétel (rögzítés) az információt a különböző média által létrehozott szabályokat. Az adatok (a Lat. Informatio, pontosítás, prezentáció, tudatosság) kifejezés információkat személyek, tárgyak, tények, események, rendezvények a valós világban, függetlenül azok bemutatása [15].

Munka információ: a fogadására, feldolgozására, elfogadó bármely döntések és a végrehajtás, mint tudjuk, ez az alapja minden vállalkozás. Az információ nagy jelentősége van, mivel ez alapján döntéseket függ a teljességét, pontosságát és időszerűségét a rendelkezés.

Az eredmény a dokumentum dokumentum - fizikai közegben felvett rajta semmilyen formában információt a szöveg, hang, kép, és (vagy) ezek kombinációja, amely részletesen, amelyek lehetővé teszik, hogy az azonosítható, és ez vonatkozik az átviteli időben és térben nyilvános használatra tárolás és [6].

Minden dokumentum két ingatlan - informatív és működőképes.

Tájékoztató ingatlan a dokumentum határozza meg a képessége, hogy bármely információt továbbíthat.

A működési tulajdonságok a dokumentum tartalmazza a tartósság, az erő, a dokumentum és a képessége, hogy ellenálljon a különféle hatások - mechanikus, világítás, biológiai, környezeti stresszhatások. Ezek a tulajdonságok határozzák meg a biztonsági dokumentum, attól függően, hogy a hordozóanyag és írószerek.

Az elmúlt évszázadok és most a leggyakoribb hordozó papír alapú dokumentum információt. Ezen kívül újabban széles körben használják, és egyéb média: szalag mágnesezett réteg (a tárcsa és a kazetták), műanyagok speciális tulajdonságokkal (optikai adathordozó - CD, DVD, stb ...) stb ..

Funkciók dokumentumok vannak osztva általános és speciális.

A legfontosabb közös jellemzője dokumentumok a következők:

· Információ (rögzítés, tárolására és továbbítására információ);

· Kommunikatív (átutalás, információcsere);

Különlegességei dokumentumok a következők:

· Jogi (néhány dokumentum a jogforrás, mások lehet bizonyíték a jogi területen);

· Szervezeti szett (jogviszonyok);

· Management (döntés menedzsment kérdések és döntéshozatal alapján dokumentált információt oldatok);

· Edzés (tudásátadás és az emberek között generációk);

· Kognitív (átvételét és tudásátadás a további vizsgálatot a folyamatok és jelenségek);

· Memorial (át a történelmi információk egyének vagy a társadalom, a dokumentumok történelmi örökség). [10]

Annak megállapítása, bizonyos elvek előkészítése, tervezése, módszerek, formák és módszerek a munka különböző dokumentumokat elvégzéséhez szükséges besorolásuk. ami azt jelenti, a szétválás a dokumentumok szerinti osztályokba leggyakoribb jellemzői a hasonlóság és különbség. Ezt a minősítést a dokumentumok az irodai munkában egy gyors keresés a szükséges dokumentumokat, növeli a hatékonyságot velük dolgozni.

Minden dokumentumot tükröződnek az ilyen típusú tevékenységek vannak osztva két nagy csoportra. Az első csoportba tartoznak a dokumentumot az általános és igazgatási ügyekben, azaz a. E. A teljes gazdálkodási tevékenységét a vállalkozás, amely előállítható az alkalmazottak a vállalat egészére. Ezek a dokumentumok a következők:

* Szervezeti dokumentumok (charter, okirat, a szerkezet és a személyzet létszámát, személyzeti, munkaköri leírások, belső szabályozások);

* Adminisztratív dokumentumok (megrendelések üzleti tevékenységből, végzések, határozatok, rendeletek, határozatok);

* Információs és hivatkozás és a háttér elemző dokumentumok (törvények, levelek, faxok, tanúsítványok, jegyzőkönyvek, emlékeztetők és magyarázó megjegyzések, stb.)

Ezeket a dokumentumokat az úgynevezett szervezeti és igazgatási dokumentáció (OSA). Ez az a csoport, a dokumentumok a tárgya a fegyelem „Business Communication”.

A második csoport - a dokumentumok funkciókat. Ezek a munkavállalók a tervezés és a pénzügyi osztály, számviteli, beszerzési és értékesítési, kereskedelmi, jogi osztály és más funkcionális részlegek.

A dokumentumok sorolható:

· A készítés helye. belső (által készített dokumentumok a vállalat alkalmazottai) és külső (kapott dokumentumok más cégek, szervezetek és magánszemélyek);

· Eredeti. szolgáltatás érdekeit érintő vállalkozások, szervezetek és magán egy adott személy, és neveket;

· A regisztrációs űrlapot. eredetit (eredeti), másolatok, kivonatok, másolatok.

Az a dokumentum másolatát értetődő, teljesen reprodukálja az eredeti információt és annak minden megnyilvánulási formái, nem kötelező;

A hiteles másolat másolata a szükséges adatokat, hogy jogi rá;

Az mentesítés azon része, amely a dokumentumot, amelyet fel kell tüntetni a dokumentum készült. A nyilatkozat lepecsételt és aláírását a hivatalos és a pecsétet a szervezet

Ez egy ismétlődő második másolatot az eredeti dokumentum, amelynek ugyanaz a jogi hatása, mint az eredeti. Ezek általában kiadott esetén elvesztése vagy megsemmisülése esetén az eredeti dokumentumot.

Kevesebb dokumentációs rendszer érteni egymással összefüggő dokumentumokat használni egy adott tevékenységi területen.

Amikor az irányító bármely szervezet (vállalkozás) kifejlesztett hasonló vagy ismétlődő dokumentumokat. Ebben a tekintetben, hogy meg kell teremteni a dokumentációs rendszerek, ami egy bizonyos tevékenység (szervezeti, jogi, tervezési, igazgatási, stb ..), és annak szükségességét, hogy a szabványosítás és a harmonizáció.

A rendszer szervezeti és jogi dokumentáció

Szervezési és jogi dokumentumok tartalmazzák: Charter a szervezet (vagy a pozícióját a szervezet), az alkalmazottakat, a rendelkezések a strukturális alegységeinek, főiskolai és tanácsadó testületek, munka előírások, szabályok, előírások, utasítások, szabályozó egyes tevékenységét a szervezet, munkaköri leírások.

A legváltozatosabb és legkevésbé szabályozott csoport azok a szabályok, előírások, utasítások. Ezeket a dokumentumokat lehet fejleszteni bármilyen irányban a szervezet (belső előírások, szabályozások bérek, védelmének biztosítása a munkavállalók személyes adatainak, Felhasználói dokumentáció Assistant).

A rendszer szervezeti és jogi dokumentáció bemutatott sok fajta dokumentumok (lásd. Táblázat. 1.).