Elemző EDS automatizált feldolgozása számlák

Automatizált feldolgozása számlák

Nem titok, hogy egyre több nyugati cégek költöznek automatizált feldolgozása számlákat. Ennek fő oka abban rejlik, hogy a kézi feldolgozás - a költséges és időigényes. Ez egyesíti erejét a technológia és az alkalmazottak elismert üzleti folyamatok automatizált feldolgozása számlák nyújt jelentős teljesítménynövekedést és a gyors bevétel-növekedést.

A potenciális piacot automatikus feldolgozására számlák óriási: 4% számlák feldolgozása elektronikus adatcsere (EDI). Ez azt jelenti, hogy 96% -a az összes számlát még forgalomban lévő papírt. Ezen kívül szükség van legalább 17 másodpercig, hogy belépjen a fiókot manuálisan (ha például fel kell tölteni csak néhány mezőt), és ez nem számít az idő a szokásos kézi munka számlával. Input információkat a papíralapú számlákat - még mindig a leginkább időigényes és költséges tevékenység, és ugyanabban az időben, akkor talán a legkisebb probléma a pénzügyi szolgáltató társaságok költségeinek tekintetében.

Egy pillantás a probléma

Tény, hogy minden szállítói számla kerülhet a vállalat a $ 3 $ 15 (összköltsége számlák feldolgozása, beleértve a válogatás a dokumentumok, adatok bevitele és archiválás az adatbázisban). Természetesen, a költségek jelentősen megnő, ha van egy további komplikáció: a véleménykülönbség a fiókok számát, problémák felsorolt ​​tételek, stb A statisztikák szerint minden ötödik számla ad okot, hogy az ilyen problémákat. És a vállalatok kell, hogy megoldja ezeket a problémákat, de sok vállalat nem egy konkrét megoldási algoritmus.

Ezen kívül, csak 44% -a vállalatok képesek feldolgozni számlák kevesebb, mint egy hét, és közel egynegyede az összes vállalat szüksége van még több mint három héttel feldolgozni számlák: ennek eredményeképpen a 25% -os számlát csak későn.

Középpontjában a pénzügyi hatékonyság a hitelesség és pontos információkat. Ők is szükséges fenntartani a jó kapcsolatot a beszállítókkal. Ennek eredményeként a számlát be kell vinni az adatbázisba valós időben frissített részletesen, és megkönnyíti a számlák időben fizetése. Ez a pont különösen fontos, ha a gazdaság továbbra is a fejlesztési fázisban. nagy pénzügyi források egyszerűen kötelezi rá, és azt is a lehetőséget, hogy megkapja információt a vállalat költségeit. De a napi jelentési lehetetlen, ha az adatok a számlák nem kerülnek be a számviteli rendszer működőképes, de csak két-három héten belül érkezik.

A költségek csökkentése a legtöbb vállalat a második kiemelt feladat. Ez különösen igaz a kis számlákat. Az üzemeltető egyaránt (az I. módszer) bevezeti a számlázási adatokat mind a kis és nagy, a kiadások rengeteg időt egyformán mindkét típust. Ennek eredményeként, a feldolgozás kis számlák (10% -a az a számla) drágább, mint a nagy (0,14% a számlát). A feldolgozás kis számlák hibákat és problémákat kell kezelni eltérések a feldolgozás költsége vállalatok több, mint a valós érték.

Fenntartása jó kapcsolatok a beszállítókkal gyakran tekintik úgy, hogy rendszeres kedvezmények. Néha tényleg: Fizesse számlák időben általában vezet 2-3% -os kedvezmény a kapcsolatot. De azt is meg kell vizsgálni a garancia, az ellátás folyamatossága, a szolgáltatás minősége és a szállított áruk.

Most, hogy a legtöbb vállalat végezni a saját vállalati erőforrás-tervezési (ERP, ERP), illetve a fejlődő számviteli rendszer, van egy kérdés, hogy biztosítsa, hogy egy erős rendszer pontos, megbízható és időszerű adatokat. Automatizálása számlák feldolgozása segít csökkenteni az adatbevitel költségeket, miközben biztosítja, hogy az információk hatékony lesz, ha különböző eszközök rendelkezésre.

megoldás

Automatikus feldolgozás számlák ki kell terjednie három különböző szakaszból áll:

Továbbfejlesztett feldolgozási technológia már lehetővé teszi, hogy kivonat és az adatok megosztása több oldal számlák, miközben a folyamatosság és integritását a párt dokumentumokat. Ezen kívül az azonosító többoldalas dokumentumok állíthatók elő szoftvereket. És tette azt nagyon természetes, felismerve a mutatók, anélkül, hogy a fizikai elválasztó kell használni a szkennelési folyamatot.

Azt is lehetővé teszi az automatikus észlelése beágyazott és az igazoló okmányok (még strukturálatlan), mint a betűk és az általános levelezés. Ez a funkció megvédi a integritását a többoldalas számlák és egy mappában, és lehetővé teszi, illetve megjeleníteni az adatokat és a képeket. Kinyert adatokat a beszámoló lehet, hogy át közvetlenül ERP vagy számviteli szoftver segítségével egy alkalmazás programozási felület - API. A legelterjedtebb ma ERP rendszer hasonló képességekkel - a SAP.

Amikor az alapvető szabályozási és automatikus ellenőrzés eszközei hiba (például az egyenlőtlenség összeg számmal összeg kiírva), valamint az alkalmazott külső adatbázis, 95% a hibák lehet korrigálni, emberi beavatkozás nélkül is az volt. Csak kihívás lenne szükség, hogy a döntés tapasztalt operátorok beavatkozni, mielőtt a papír alapú dokumentum befejezte kering a cég.

Más szóval, ha a képernyőn megjelenő számlán, és az adatokat kinyerjük a PDP, vagy a könyvelési rendszer, a számát a felhasználói beavatkozás jelentősen csökkenteni lehet. És ez nem csak arról szól, csökkenti az alapanyag-költségek (ami csökkenti ez a költség 3-5 alkalommal), hanem a költségek szintje az üzleti folyamatok számviteli és a pénzügyi szolgáltatók a ratifikációs számlák feladatokat, ami szintén csökkenteni lehet.

És végül, mert hibákat fog észlelni és kezelni egy ciklusban adatok visszakeresése és fizetés után a szükséges időt, hogy feldolgozza a fiókot nem arányosan növekszik a hibák száma is tartalmaz.

Ha elolvasta a cikket, arra a következtetésre jutott szükségességéről automatikus feldolgozása számlák vagy egyéb, lehet, hogy érdekli a többi anyag ezen az oldalon, elkötelezett az alkalmazott szempontok a megoldás erre a problémára. Megtalálja őket az „Input rendszer Dokumentumok” részben, különösen a cikkben: „Minden, ami automatikus bemeneti formák”. Az ezektől cikkek eljárás nemcsak a számlát, hanem egyéb dokumentumokat. Végtére is, minden esetben a végső cél az automatizálás egyik - kezelésének javítása és a költségek csökkentése.

„1C-Rarus” olyan rendszert „1C: A dokumentum 8” egy csoport az érintett vállalkozások a kontroll „Orosz Vasutak” szerkezet az állomás téren. Ennek eredményeként, a szervezett operatív elkötelezettség 500 subtenants állomások vasút. Létrehozott egy elektronikus tárolása 23 féle dokumentumokat kényelmes keresési ügyfelek által.