Előnyök az elektronikus dokumentumok
elektronikus dokumentumkezelő rendszer vagy DMS nagyban megkönnyíti a papírmunka bármely szervezet. Automatizálási lehetővé teszi, hogy jelentősen csökkentse anyagi és idő költségek létrehozásával kapcsolatos, forgalomba hozatalát és tárolását dokumentációt. Rutinmunka papír dokumentumok fokozatosan eltűnnek. Ugyanakkor a kereslet a szoftver, amely lehetővé teszi, hogy automatizálják munka dokumentumokat változatlan marad.
Ebben a cikkben megtanulod:
- miért kell végrehajtani a SED a szervezetben;
- Mit az elektronikus dokumentumkezelő rendszer, és milyen feladatokat segít megoldani;
- Milyen előnyei vannak az elektronikus dokumentumkezelő rendszerek;
- Az EDS hogy csökkentse a költségeit a papírmunka.
Elektronikus dokumentum
Automatizálása munka dokumentumokat továbbra is az egyik legfontosabb terület a modern iroda. A használatának előnyei elektronikus dokumentumkezelő rendszerek értékelték a legmodernebb szervezetek, kezdve a kormányzati szervek, a kis magánvállalkozások. Ezek nagyban egyszerűsíti a kapcsolódó tevékenységek rutin papírmunka: csökkentsék időt és költségeket, információk biztonságának garantálására, a jobb átláthatóság az üzleti folyamatok. A legtöbb vezető nem kérdés, hogy miért a SED. A modern vállalat, ez lesz a szükséges eleme az informatikai infrastruktúra.
EDS egy speciális szoftver képes együttműködni strukturálatlan dokumentumok. Ez lehetővé teszi, hogy hozzon létre, szerkesztés, keresés és ossza meg digitális dokumentációt. Bizonyos esetekben a SED lehet fejlődni ECM-rendszer (Enterprise Content Management), amely

A szabályozási keret területén SED
Annak ellenére, hogy az egyre növekvő népszerűsége az automatizált rendszerek, a fejlesztők munkáját gyakorlatilag nem szabályozott törvényi szinten. Amikor létrehoz egy szoftvert és annak végrehajtására, mint egy útmutató, az alábbi előírások:
Funkciói elektronikus dokumentumkezelő rendszerek
A válasz arra a kérdésre, hogy miért a SED szolgálhat a minőségi változásokat, hogy az elektronikus dokumentumkezelő rendszer hozza a legtöbb folyamatok munka dokumentumokat. A fő ECM funkciók:
- Létrehozása, bejegyzése, feldolgozását, továbbítását és tárolását dokumentáció;
- Változásainak nyomon követése a dokumentumokban és végrehajtásuk ellenőrzésében;
- Könyvtárak létrehozása;
- Mozgás a dokumentumok átadása jogokat azok használatát, ellenőrzés és javítás;
- Jelentések létrehozása;
- Hozzáférés ellenőrzése;
- Verzió ellenőrzés;
- Automatizálása fő office területeken;
- menedzsment ülések, szerződések.
EDS problémák nyilvántartási különböző szervezeti szintek
Sok vezetők vajon miért a SED, hogy őket személyesen. Most látom, mint egy munkafolyamat szervizprogrammal technológia anélkül, hogy a közigazgatási folyamatokat. Azonban ez nagyban megkönnyíti közötti kölcsönhatás egyes hierarchikus szintek a szervezeti struktúra, amely lehetővé teszi a gyors cseréjét vonatkozó információkat és döntéseket alapul.
EDS célok szerint lehet csoportosítani a vállalat irányítási szintek:
- A vállalat vezetése, munkaközösség-vezetők:
○ dokumentumok végrehajtás ellenőrzése;
- Asszisztens titkárok, asszisztensek:
○ gyors és pontos kereső szolgáltatás dokumentáció;
○ ellenőrzését végrehajtó fegyelem
○ csökkentse az idő a projektek előkészítésében;
○ folyamatok gyorsítása és jóváhagyásra;
○ előkészítésének megkönnyítése intézkedések;
- Pénzügyi, gazdasági és számviteli szolgáltatás:
○ csökkenti az átviteli időzítését ágak az anyaszervezet;
○ csökkenti a kockázatot a veszteség elsődleges dokumentáció;
○ csökkentve az időt a jelentések elkészítése, válogatott dokumentumok ellenőrzések vagy vizsgálatok állami felügyeleti szervek;
- jogi szolgáltatás
○ csökkenti a munka összetettségét a szerződések előkészítése, szerződések;
○ ellenőrzése határidők;
○ gyorskereső helyi előírásoknak.
Töltse kapcsolódó dokumentumok:
A használatának előnyei elektronikus dokumentumkezelő rendszerek
A meglévő piaci elektronikus dokumentumkezelő rendszerek általában különbözik: irodai rendszerek, digitális archívumok, workflow rendszerek, valamint az ECM. Mindegyikük különböző számának támogatott funkciók azonban hasonló előnyöket, szinte teljesen megszünteti azt a kérdést, hogy miért a SED a modern vállalat. Ez biztosítja:
- biztonság;
- verzióarchiválási;
- Instant keresés;
- Működési jelentési és értesítési;
- routing;
- Integráció az interneten;
- Rendszerezése dokumentumok az adatbázisba;
- Szkennelés és elismerés eredeti papír;
- Képes létrehozni mentést;
- Információs támogatás az üzleti folyamatok.
Top cikkek
Műszaki képességeit EDS
Elektronikus dokumentumkezelő rendszer számos nyilvánvaló előnye van a hagyományos irodai technológiákat. Az új technológiák bevezetése lehetővé teszi, hogy kiterjeszti a funkcionalitást a SED. Ilyen technológiák a következők:
- Szkennelés és elismerést a papíralapú dokumentumok
Szkennelés és elismerést előállítására levelezés, továbbítása az eredeti papírt a levéltárak és a biztosító alkalmazottai digitális változata későbbi felhasználásra segít megszervezni a bejövő dokumentumfilm folyik.
Modern EDS lehetővé teszi nem csak kicserélni grafikai képek és szöveges fájlokat, de támogatja a legtöbb létező média formátumokat. Multimédia lehetővé tömörebben jelenlévő jelöltek ki az alárendelt feladatokat, különösen közvetíteni kívánt végrehajtását.
- Titkosítása az érzékeny dokumentumok és az átviteli csatornák
Encryption elősegíti az átadás egy magas szintű titoktartás dokumentumok, valamint segít szabályozni az azokhoz való hozzáférést a számgombok segítségével.
Integráció az e-mail lehetővé teszi, hogy gyorsan küldjön megrendelések és észrevesz egy nagy foglalkoztatottak száma, ami nagyban javítja a feladatok végrehajtása.
Egy másik példa, hogy miért a SED szükséges modern szervezet látható a lehetőséget automatizált jelentés generáció. Ez hozzájárul a jelentős időmegtakarítást és hatékonyságának javítása minden munkavállaló.
A végrehajtó az elektronikus dokumentumkezelő rendszer, a legtöbb vállalat először gondolni a gazdasági előnyöket az automatizálás. Mindazonáltal az értékelési rendszer szintjén költségcsökkentés csak részben igaz. A fő cél az ilyen rendszerek - minőségének javítása érdekében a közigazgatási határozatok. Ha a SED segített megoldani a problémát, a végrehajtás első projekt, így annak használata indokolt, és a válasz arra a kérdésre: miért a SED már megtaláltunk.
Közlemények a jövőbeli számok