Hogy hogyan lehet a hatékony gazdálkodás ellenőrzése
Az ellenőrzési folyamat három elkülönülő fázisból:
- Kidolgozása szabványok és kritériumok.
- Összehasonlítás velük valós eredményeket.
- A szükséges korrekciós intézkedéseket.
Minden szakaszban végrehajtási csomag különböző intézkedéseket.
Az első szakasz az ellenőrzési eljárás -, hogy szabványokat és kritériumokat. Ez azt mutatja, hogy milyen közel ellenőrzési és tervezési feladatokat. Szabványok - egy konkrét cél, a haladás ellen, amellyel mérhető. Ezeket a célkitűzéseket egyértelműen nőnek ki a tervezési folyamatban. Minden előírások ellenőrzésére használt kell kiválasztani a sok célokat és stratégiákat a vállalat.
A második szakaszban az ellenőrzési folyamat összehasonlítani a tényleges elért eredményeket megállapított előírásoknak. Ebben a szakaszban a menedzser kell meghatározni, hogy az elért eredmények megfelelnek az ő elvárásainak. Ugyanakkor tart még egy nagyon fontos döntés: milyen mértékben elfogadhatók vagy viszonylag biztonságos észlelt eltérések az előírásoknak.
A második szakaszban ellenőrzési eljárásnak értékeli, hogy szolgál az alapja a döntést, hogy indul az akció. Az elvégzett tevékenységek ebben a szakaszban az ellenőrzés gyakran a leginkább látható része a teljes rendszer. Ez a tevékenység nagyságának meghatározása az eltérések, a mérési eredményeket, az információk átadását és annak értékelését.
A harmadik szakasz az ellenőrzési folyamat - megteszi a szükséges kiigazító intézkedések - végzett eltávolítása után kontroll értékelési folyamatot. A menedzsernek, hogy válasszon egyet a három sor viselkedés:
- Nem csinál semmit. A fő cél - elérése érdekében olyan helyzetben, amikor a menedzsment a szervezet folyamat amitől funkciót a tervnek megfelelően.
- Hogy megszüntesse az eltérést. Jelentése korrekció minden esetben az, hogy megértsük az elutasítás okát, és hogy elérjék a visszatérését a szervezet a megfelelő teendők.
- Hogy vizsgálja felül a szabvány. Nem minden jelentős eltérés a szabványokat kell korrigálni. Előfordul, hogy a szabványok maguk is irreális, mert tervei alapján, és a tervek - ez csak a jövő előrejelzéseket. A felülvizsgáló tervet felül kell vizsgálni és szabványoknak.
Hogy ellenőrizzék céljait el lehet érni, akkor kell néhány fontos tulajdonságait.
Monitoring legyen stratégiai, azaz a közös prioritást a szervezet, hogy támogassa őket. Tevékenységek olyan területeken, amelyek nem stratégiai jelentőségű, nem lehet mérni nagyon gyakran, és a kapott eredményeket lehet bárki, és nem számolnak, amíg az eltérés nem lesz szokatlanul nagy. Abszolút felett a szokásos műveleteket (például járulékos költségek) nincs értelme, és csak átirányítani erők több fontos célokat.
Lásd még: Hogy elit, elit elmélet Mosca, Pareto és Michels
Ahhoz, hogy hatékony legyen, figyelemmel kíséri a folyamatot meg kell felelniük az alábbi alapelveknek.
1. Fókuszban eredmények
A végső cél a szabályozás nem, hogy információt gyűjtsön, a színvonal és azonosítani a problémákat, és hogy megfeleljen a kihívásoknak a szervezet vagy a vezető. Mérés és értesítést eredményeik fontos, csak mint azt, hogy e cél elérése érdekében. Ha azt szeretnénk, hogy hatékonyan tudják ellenőrizni, akkor gondosan monitorozni kell annak biztosítására, hogy ezek magától értetődő ellenőrzés eszközei nem foglalt el fontosabb helyet, mint az eredeti célok a szervezet.
Sőt, ez értelmetlen azt állítani, hogy a rendszer megszerzésére irányuló konkrét eredményeket, ha valójában nem tudja elérni őket. Hiába, hogy egy átfogó és pontos információkat a különböző eltérések a célok, ha ez az információ nem használják végrehajtásához szükséges korrekciós intézkedéseket. Ez azt jelenti, hogy az eredmények a monitoring adatok fontos csak akkor jön el, akik jogosultak, hogy annak alapján a szükséges módosításokat.
Ha a vezérlő mechanizmus nem működik, a leggyakrabban az oka abban a tényben rejlik, hogy szükség van, hogy javítsa a szerkezet a jogok és kötelességek, hanem mérési eljárás. Így, hogy hatékony legyen, a vezérlő integrálni kell más ellenőrzési funkciók. Ennek eredményeként a hatékony ellenőrzés csak akkor hívható le, ha a szervezet valóban elérje a kívánt célokat, és megfogalmazni az új célokat, amelyek biztosítják a túlélését a jövőben.
2. A jelen ügy
Ahhoz, hogy hatékony ellenőrzést kell felelnie a szabályozott tevékenység. Meg kell objektíven mérni és értékelni, ami igazán fontos. Helytelen ellenőrző mechanizmus inkább leplezni ahelyett, hogy összegyűjti a kritikus információkat.
Például az a szokás, hogy értékelje a kereskedelmi hatékonyságot azáltal egy bizonyos kvóta és összehasonlítása a tényleges eladási dollárban. De ez ahhoz vezethet, hogy óriási veszteségeket a cég, mert valójában a siker nem határozza meg az értékesítési volumen és a nyereség szintjét.
Számos tényező vezethet a kvóták ha valóban kereskedés alacsonyabb teljesítményt. Például egy vállalat kedvezményeket szokatlanul magas vagy szokatlanul nagy mennyiségű értékesítés utáni szolgáltatás, így kapjuk az új megrendelések, illetve az árak növelhetik az infláció miatt. Ilyen esetekben, a cég pénzt fog veszíteni minden eladó, de ne tegyék.
3. Időben ellenőrzés
Ahhoz, hogy hatékony szabályozás kell időszerű. Időszerűség szabályozás nem kiugróan magas vagy gyakoriságának, és az idő intervallum a mérések vagy becslések, ami megfelel megfelelően ellenőrzött jelenség. Az érték a legmegfelelőbb időszakra, határozzuk meg, időkeret az alap terv, változás és a költségek végző mérése és forgalmazása a kapott eredményeket.
Lásd még: Hogyan szervezzük meg, és sikeresen tárgyal
Kiskereskedelmi, például szükség lehet egészen pontos heti a készletekre vonatkozó adatokat. Szükséges, hogy megbizonyosodjon arról, hogy a boltban van valami a kereskedelmet. Azonban a tényleges fizikai áruleltárban meghatározni a veszteségek lopás kell tenni legfeljebb negyedévente egyszer.
Hasonlóképpen, a kiskereskedő meg kell határoznia, és rögzítse az értékesítési naponta annak érdekében, hogy a pénz a bankban, és ellenőrzik a pénzforgalom. De időről időre a kiskereskedő szükséges meghatározni az óránkénti értékesítési volumen meghatározása érdekében a maximális és minimális órajel értékesítés és ennek megfelelően intézkedik az alkalmazottak az értékesítési területen.
Ez az egyik oka annak, hogy a számítógépes csekkek vannak nyomtatva a hirdetést időben. A másik ok az, hogy tudjuk, az értékesítés időpontjában, a vezetés meg a felelősséget abban az esetben, bármilyen hiba vagy a rossz karbantartás.
4. Rugalmas szabályozás
Ha valami váratlan előre jelezhető, az ellenőrzés szükségtelenné válik. Ellenőrző, valamint terveket rugalmasnak kell lennie ahhoz, hogy alkalmazkodjanak a változásokhoz.
Enyhén változott a terv ritkán járnak szükség jelentős változások a rendszer. Például a cég, amely gyárt 100 különböző termékeket kell használni módszerek leltár ellenőrzése érdekében minden viszonylag nagy növekedést vagy csökkenést az összeg az áruk, és a mennyiség mindegyikük, amelyek egy adott időben.
Ha nincs elegendő (és meglehetősen nagy) rugalmasságot rendszer hatástalan lesz olyan helyzetekben, amelyre azt szánták. Például, ha hirtelen van egy új tényező által okozott költségek, mondjuk, hogy át kell alakítani, hogy a nemrég elfogadott új jogszabály, akkor mindaddig, amíg azt nem építik a vállalati rendszer, a rendszer nem lesz képes nyomon követni a gyártási költségeket.
5. Egyszerű vezérlés
Általános szabály, hogy a leghatékonyabb ellenőrzési - ez a legegyszerűbb ellenőrzés szempontjából a célra, amelyre azt tervezték. A legegyszerűbb ellenőrzési módszer kevesebb erőfeszítést és gazdaságosabb. De a legfontosabb dolog az, hogy ha a rendszer túl bonyolult, és az emberek kölcsönhatásban vannak vele, nem értik, és nem támogatja azt, egy ilyen rendszer nem lehet hatékony.
Lásd még: Teljesítmény mutatók az üzleti folyamatok
A túlzott bonyolultsága zavart okoz, ez egyet jelent a veszteség a helyzet feletti irányítást. Ahhoz, hogy hatékony ellenőrzést kell igényeinek és képességeinek emberek egymásra figyelemmel kísérése és végrehajtása rendszer.
6. A költség-hatékony ellenőrzési
Nagyon ritkán törekszenek szabályozásával teljes tökéletesség a szervezet munkájában, mint a progresszív változások és fejlődés későbbi szakaszában aránytalan kiadásai energiát és pénzt.
Soha nem szabad elfelejteni, hogy az összes költséget által elkövetett most kell növekedéséhez vezet a bevételi és előnyeit. olyan költségeket kell nagyítani, hogy a vállalat céljait. Így, ha a teljes költsége a rendszer jobbak az előnyöket általa generált, a cég jobb, ha nem használja a rendszer általában, de legalábbis be egy alapos ellenőrzés.
Mivel a szabályozás van rejtve egy csomó járulékos költségek, mint például a személyzet munkaideje és eltérítése a források, hogy lehet költött egyéb feladatokat, hogy ellenőrizzék volt gazdaságilag életképes, az arány a költségeket a potenciális nyereség legyen elég alacsony.
Természetesen annak érdekében, hogy meghatározza a tényleges költségei közötti egyensúly jár a rendszer, úgy kell tekinteni, hosszú távú szempontok, és a rövid távú. Ha van olyan kemény és gyors szabály ellenőrzés tekintetében, mindenekelőtt az, hogy minden olyan szabályozás, amely többet ér, mint ez ad a célok elérése, nem javítja a ura a helyzetnek, és irányítja a munkát a rossz pálya, vagyis egy másik szinonimája a kontroll elvesztését.