Miért van szükség az elektronikus dokumentum

Útmutató a könyvelő

Vizsgálatok könyvelő

Manapság az igény az elektronikus dokumentumkezelő rendszer szervezetek különösen akut. A beérkező üzeneteket folyamatosan növekszik. Levelezés a partnerekkel, ügyfelekkel, ágak szervezeten belül - egy végtelen folyam információ, amely a feldolgozás és rendszerezése. Fejlesztés az internetes források hozzáteszi gyorsítsa az információáramlást a szervezeten belül. És ezek a dokumentumok is regisztrálni kell, és részt vesz a kezelés elvégzésére.

Hogy, hogy nem vesznek el a halom papír, ne hagyja ki a fontos dokumentumokat a végrehajtó hatalom? Hogyan lehet gyorsan talál egy levelet a szülő szervezet, kiadások minimális időt keresni?

Például nyoma az utat egy szerződést, hogy a kínálat a berendezés elvégzéséhez szükséges a műhely №1 sürgős megrendelést. Foreman №1 egyetértett a szállító, és megkérte, hogy küldjön egy szerződést megfontolásra és megkötésére.

Kezdetben, a szerződés nem tartozik a titkár, a regisztráció zajlik az utat a folyóirat, amely a szokásos módon, kézzel kell feltölteni. Ezután a szerződés az asztalon egy végrehajtó vár megoldásra. Fekszik egy halom papírt, magányos várakoznak. Másnap minden odamegy hozzá. A felbontás kapott, és a szerződés küldi vissza a főtitkárt, hogy elkezdődjön a kiengesztelődés útját.

És a megállapodás 5 oldalon másolta a Jogi Szolgálat, a könyvelés, a tervezés és a gazdasági osztály. Összesen adunk hozzá egy másik 15 oldalt. További titkár kitölti kézzel mozgatni a napló dokumentumokat, majd a lábak hordoz a szerződés másolatát az egyes részlegek. Miután az irodában, a szerződés bejelentkezett bejövő leveleket a tanszék, majd letelepszik egy halom papírt az asztalán.

Példányban a szerződés a saját életüket élik, néha nagyon kiszámíthatatlan. Némelyikük elvesznek. Ez nem ijesztő, mert a titkárnőnek az eredeti, ahonnan ismét eltávolítani még egy példányt. És ha nem, akkor mindig nézd át a magazin, és megtalálja valaki, aki az eredeti. Ezután kezdődik a bonyolult folyamat átmásolja az összevonást egy megállapodást az összes javítást, az érintett szolgáltatásokat. Általában késik egy-két nap, és még inkább a felismerés a felelős ezt a fontos eseményt, a kampány alapján a szervezeti egységek gyűjteni példányban a másolatot a jegyzetek megfelelő szolgáltatásokat.

Végül a szerződés egyeztetett, jóváhagyott és hivatalosan is aláírta. A töltött napok száma a munkát, átlagosan kezdve 8-15, majd ha a másik fél a szerződés nem vesztegeti az idejét a megegyezés a szolgáltatásokkal. Head vezető osztályvezető №1 és boldogan mondja, hogy a megállapodás aláírását, és tud dolgozni. Amit a főnök válaszol neki: szükség van a szerződés már nem volt, mint az ügyfél, tudva, hogy a munka még nem kezdődött el, elállt érdekében, és megfordult, hogy egy versenytársat.

Ismerősen hangzik, nem? És hány dokumentum eltűnik a szervezeten belül? Senki sem számít a költség a költsége dokumentumok keresése, azok kidolgozása, tárgyalások szerződések és belső dokumentumokat. Csak a költségek papír és tintapatronok nyomtatók, újratöltés lehet becsülni, hogy mennyi a szervezet forrásainak eszik papírmunka.

A megoldás bevezetése elektronikus dokumentumkezelő rendszerek. Ebben az esetben lehetőség van arra, hogy értékelje a pénzben, a személyzet időt töltött papírmunkát. Van egy log a bejövő, kimenő és belső dokumentumok világosan meghatározott nómenklatúra ügyek. Nincs szükség végtelen regisztrációk az osztályokon belül. Program megállapítja felhasználók jóváhagyott dokumentum. Head képes nyomon követni a teljes elérési utat a dokumentum, annak nyilvántartásba a lapban, és az utolsó jelentést az ügyvezető igazgató a munkától.

Számos szervezet feladja a bevezessék az elektronikus dokumentumkezelés, mert ma élni és nem gondolni a kilátások a jövőre nézve. Van egy téves feltételezés, hogy a dokumentum nem befolyásolja az üzletet. Azonban ez nem az. Mozgási sebességét dokumentumok a szervezeten belül, a minőség a beérkező információk feldolgozása érinti elsősorban a vezetői döntési vezetője.

Az bevezetésének hatása a SED -, először is, javítja a munka minőségét a szervezet rovására épület világos hierarchia egységek részt a munkafolyamatban átláthatóságát munkájukat. Másodszor, a gazdaság pénzügyi és emberi erőforrások csökkentésével kapcsolatosan a papírfelhasználás és így tovább. Átcsoportosításokat ideje több népszerű művek.

vezető szakértője a munkafolyamat automatizálása