Utasítás az irodai munka, egy kis szervezet
Utasítás nyilvántartás (iratkezelési) a fő jogszabály szabályozza a munka dokumentumokat a létesítményben technológia: a szabályok, technikák létrehozásának lépéseit dokumentumok, hogyan kell dolgozni velük, az alapvető szervezeti kérdések.
Üzleti levelezés jelenti az egyik tipikus közigazgatási funkciók jellemző az adott irányítási struktúrát. Mielőtt bármely szervezet, függetlenül attól, hogy a szervezeti és jogi formája és tevékenységi köre szükséges erőforrás menedzsment feladata, a pénzforgalom, a személyzet, és mások. Ma, irodai munka látható, elsősorban a dokumentum menedzsment tevékenységét.
Mert iratkezelés a nagy szervezetek, a speciális szerkezeti egység (iroda, ügykezelés, titkárság, stb.) A kisebb szervezetek létrehozását, gazdaságtalan szolgáltatás, így általában minden munka dokumentumokat a közigazgatási és a személyzet megbízott titkár. Gyakran funkcióit egyesíti a Hivatal titkára és a személyzeti osztály. Beszélje workflow rendszer nem szükséges ebben az esetben. A rendszer még nem jött létre, és a titkár feladatait csökkennek regisztrációs bizonyos dokumentumok és bejelentés azokat a mappákat, amelyek száma tetszőleges. Ha megváltoztatja a titkár új alkalmazottak hozza a papírokat az innováció, nem szabja meg az üzleti célszerűség és a saját tapasztalat.
Nagyon fontos a kisebb szervezetek számára, a létesítmény egy iratkezelési utasítás, mint Ez lesz:
- szabályozzák az összes eljárások létrehozása, használata, tárolása és megsemmisítése dokumentumok a szervezeten belül;
- biztosítsa a lehető leghatékonyabb szervezését irodatechnika;
- hogy a rendszer a munka egy stabil dokumentumokat;
- biztosítása érdekében, hogy a belső szabályok a papírmunka követelményeinek jogszabályi és szabályozási jogszabályok;
- a felelősség a munka dokumentumokat.
Utasítás az irodai munka általában áll egy bevezetést (általános rendelkezések), a fő rész (tematikus szekció) és alkalmazásokat.
Az érv az utasítások
Bár kis szervezetek is van, hogy erősíteni kell a követelményeket nyilvántartási, túl gyakran megy a szabályok szerint a szabályozás az egyéni munka dokumentumokat. Felfedezését követően súlyos hibák a dokumentumok (például elvesztésével kapcsolatos dokumentumok, megsértése jogi erővel és mások.) A szervezet kiadott egy határozatot (más adminisztratív okmány), vagy fejlesztenek szabályok, utasítások, rendeletek, amely létrehozza az eljárást dolgozik dokumentumokat a szervezet . Ez a gyakorlat már régóta ki magát, mint reménytelen, mert idővel ezek a dokumentumok elfelejtett, elveszett, és egy koherens rendszert munka dokumentumokat oly módon, hogy hozzon létre lehetetlen. Ugyanakkor, az utasítás iratkezelési tekinteni, mint egy holisztikus helyi szabályozás, amely lehetővé teszi, hogy hozzon létre egy átfogó rendszer a munka dokumentumokat, a legmegfelelőbb a szervezet számára.
Általános rendelkezések
Az „Általános” meg alkalmazhatóság körét, a felelősség megállapítása iránti rendelkezéseinek betartása; pozícióját mutatja a munkavállaló felelős irodai munka a szervezetben; listáját törvények és rendeletek, szabályozási iránymutatást dokumentálja ágazatközi fellépések volna használni a fejlesztés iratkezelési szabályok, valamint a belső szervezeti és igazgatási dokumentumok, amelyekre a nyilatkozat készítünk.
legfontosabb
Utasítás nyilvántartás tükröznie kell a teljes dokumentációs folyamat minden folyamat műveleteket dokumentumok logikai sorrendben való végrehajtása. Ebben a tekintetben a megalkotói az utasítások által meghatározott szöveg szerkezetét és összetételét szakaszok. Száma és neve a fő részek az utasítás függ a fejlesztő szervezet.
A legfontosabb része az utasítás tartalmazhat három fő részből áll: „szabályai összeállítása és feldolgozása a dokumentumok”, „A munka szervezése dokumentumokat”, „dokumentálása személyzet.”
Lásd: „szabályai összeállítása és dokumentumok feldolgozása.” általában több kisebb részből áll:
Ki kell fejleszteni egy kézikönyv?
A nagy szervezetek használati alakul irodai szolgáltatás részvételével az archívum, a jogi szolgálat. A kisebb szervezetek, ahol nincs ilyen szolgáltatás, ezt a feladatot is meg lehet bízni a titkár. Ebben az esetben a miniszter fogja használni az összes jogi és eljárási iratokat ágazatközi fellépések, valamint az irányelvek Rosarhiva2 tudományos intézményekkel.
Azonban, ha a miniszter nem rendelkezik a szükséges ismeretek nem gyógypedagógiai, elkészítési utasításokat hajthatjuk végre külső szervezetek (pl kutatóintézetek), valamint a munkavállalók az állami és az önkormányzati levéltárak, a szakember iratkezelés. Az ilyen alkalmazottak alapján a szervezet a felmérés, figyelembe véve a sajátosságait működésének, szerkezetének, hatókörének dokumentálása, hogy dolgozzon ki iránymutatásokat megfelelő modern követelményeknek ezt a dokumentumot.
Lásd: „A munka szervezése dokumentumokat” hagyományosan kezdődik alfejezet „Dokumentum”. amelyek tükrözik a következő kérdéseket:
- Az eljárás fogadó, feldolgozó, forgalmazása beérkező dokumentumokat, a szállítás megszervezése és az egyik típusú szerkezeti egységet egy másik (egy művész a másikra);
- A fő bíróság szállítási okmányok;
- rendelni előállítására és szállítására kimenő dokumentumok (beleértve az összes kommunikációs formák, amelyek használják a szervezeten belül (postai, távíró, telefax, futár, stb.));
- A számviteli bizonylat hangerőt.
Alfejezetben „az időzítés vezérléséhez a szervezet végrehajtási dokumentumok” felsorolja a típusú dokumentumok kötelező ellenőrzés, mivel a megrendelés beállítás dokumentumok ellenőrzése, ellenőrzési technológia, végrehajtási feladatok, szabványos végrehajtását tekintve, a sorrendben adatösszesítés végrehajtásához szükséges dokumentumok, az eljárás tájékoztatására vezetőinek vezetői fegyelem használata a penészgombák és bélyegek a dokumentumokat.
A szakasz „operatív dokumentum tárolás” biztosít az általános dokumentum-megőrzési szabályok kialakítása és használata a nómenklatúra esetben az eljárás a megrendelés és indexelés meghatározott esetek felelősséget megőrzése dokumentumokat. Ez az alpont tartalmazza az utasításokat és elveit rendszerezése dokumentumok, például személyi igazolványok, munka, könyvek és más.
A szakasz „Dokumentumok készítése szállítás a archív” rögzített megbízás vizsgálatának értéke iratok (válogatott dokumentumok tárolása és megsemmisítése). Az ügyek kiválasztása tárolás és ártalmatlanítás kell végezni egy szervezeten belül azonos szabályok szerint. Következésképpen, a használati utasításban meg kell telepíteni az egyes tisztviselők felelős a szállítási dokumentumok az archívumban.
Ez az alfejezet a szabályokat is tartalmaz a készítmény esetek archiválására (beleértve a tervezés az ügy (a kötőanyag vagy kötőanyag), a számozás a lapok üzlet, összeállításával felvétel, belső nyilvántartási, nyilvántartásba az ügy cover) ró a követelmény, hogy összegyűjtik az állandó megőrzési időszak dokumentumok és nyilvántartások dokumentumok személyzet, hatnak elosztása a megsemmisítése dokumentumok lejárt eltarthatósági létrehozza az eljárást az ügyek átadása a levéltárnak és megsemmisítése dokumentumokat.
Összeállításakor a harmadik rész, „dokumentálása személyzet” meg kell jegyezni, hogy a dokumentáció a munkaviszony fajlagossága határozza meg a profil a szervezet. Például regisztrációs munkaügyi kapcsolatok tudományos intézmény és egy ipari üzem, egészségügyi, vagy egy közintézmény más, először is, az összetétele a szükséges dokumentumokat.
Ennek alapján a logika a eredete és fejlődése a munkaügyi kapcsolatok e szakasz felépítése a következő:
- „Az, hogy a regisztrációs munkahelyek”;
- „Az, hogy az átruházás bejegyzése egy másik munkát”;
- „Az, hogy a regisztrációs elbocsátás”;
- „Az, hogy a regisztráció a szabadság”;
- „Az, hogy a regisztrációs üzleti utak”;
- „Az, hogy a regisztrációs ösztönzőket”;
- „Az, hogy a regisztrációs fegyelmi büntetések”;
- „Az, hogy a regisztrációs és karbantartási munka könyvek”;
- „A személyi nyilvántartás”.
Mindegyik alfejezet utasítást kell mellékelni:
- fajok és fajták felhasznált dokumentumok a szervezet dokumentálja a tevékenységeket létrehozását a munkaügyi kapcsolatok, a számvitel és a személyzet mozgását;
- szabályok elkészítése adminisztratív dokumentumok (megrendelések (megrendelések), beleértve az eljárás aláírás, látvány, koordináció, jóváhagyás
- szabályai dokumentumok, - az indokolás megrendeléseket személyzet (kérelem, értesítés, memorandum, prezentáció, indokolás és mások.);
- érdekében gyártása, sokszorosítása és terjesztése megbízások (megrendelések).
A szakasz „számviteli munkatársak” írja le a vonatkozó regisztrációs nyomtatványok, referencia tömbök rendelkezik összeállításának folyamatát, fenntartása, szervezése és besorolására referencia információ tárolására.
A kompozíció a tematikus alfejezetekben adhatunk a körülményektől függően a szervezet. Az utasítások lehetnek benne szakaszok tervezése katonai nyilvántartási dokumentumok nyilvántartása és felhasználása időben regisztrációs tanúsító alkalmazottak és mások.
alkalmazások
Az „Alkalmazások” fejezet tartalmazza a lehető legnagyobb számú referencia és szemléltető anyag szisztematikus sorrendben partíció elrendezést. Az egyes szakaszok (alfejezet) a szövegben, mint általában, hivatkozunk a kérelmet. Például meghatározó szabályok utasítás feldolgozást protokoll a mellékletben példát regisztrációs ezt a dokumentumot. Az alkalmazás magában információáramlás ábrák, formák minta dokumentumok, nyomtatványok, a pecsétek és a bélyegző, példák regisztrációs bizonyos típusú dokumentumokat, listákat az ellenőrzött dokumentumok, iratok jóvá kell hagynia vagy hitelesíti a pecsét, a használt formában a szervezet magazinok, a különböző esetekben, a készletek, törvény elosztásáról dokumentumok megsemmisítése és mtsai.
Utasítások által jóváhagyott vezetője a szervezet és nem lép életbe a sorrendben.
Útmutató dokumentum a hosszú hatástartamú. Felülvizsgálata és aktualizálása szükséges utasításokat változások a dokumentum elkészítése technológia rendelni az aláírásukat, megállapodás jóváhagyása. Ez gyakran előfordul, ha egy szervezet kezd kialakulni aktívan, változó mindkét szervezeti felépítését és struktúráját az irányító testületek. Felül kell vizsgálni a szabályozás és abban az esetben az alapvető változások a jelenlegi munkaügyi jogszabályok, rendeletek és eljárások ágazatközi fellépés állami előírásoknak.
L.V.Sankina,
Docens Orosz Állami Humanitárius Egyetem
Információt elektronikus formában. Segítséget kaphat a személyes fiókban 20 munkanapon belül.